BOB-model

Ontwikkeldocument beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen gemeente Eersel 2011

A. Inleiding

Bij de invoering van het BOB-model als vergaderstructuur is aangegeven dat het een ontwikkelmodel is en geen blauwdruk van “hoe het moet”. Het afgelopen jaar is gewerkt volgens dit model en zijn haken en ogen aan de orde geweest. In een aantal sessie met de werkgroep is uitgebreid gediscussieerd over een meer definitieve vorm. Dit ontwikkeldocument is daar de uitkomst van en dient als leidraad voor de voorbereiding en de daadwerkelijke uitvoering in de praktijk.

In het BOB-model is de behandeling in 3 fases geknipt:

B =  beeldvorming  (fase waarin informatie wordt vergaard)

O =  oordeelsvorming (fase waarin de commissie zich een oordeel kan vormen en het college kan adviseren over de richting van het raadsvoorstel ¹)

B =  besluitvorming  (fase waarin de raad tot een besluit komt, verdeeld over een commissie- en een raadsvergadering).

Eenvoudige BOB-procedure

Over de afgelopen jaren behandelde de raad gemiddeld ongeveer 100 raadsvoorstellen per jaar. De meeste daarvan vloeien voort uit de dagelijkse werkzaamheden van de gemeente.

Over de invulling van de O (oordeelsvorming) en de 2^e B (besluitvorming) bij deze eenvoudige procedures bestaan weinig verschillen van inzicht: de Oordeelsvorming vindt plaats in de commissie en de Besluitvorming in de raad. Bij deze onderwerpen vindt ook de 1^e B (beeldvorming) plaats tijdens de commissievergadering. Het betreft dan onderwerpen waaromtrent vanwege hun aard of omvang de beeldvorming in dezelfde commissie kan plaatsvinden als de oordeelsvorming.

(De wijze waarop in de commissie- en raadsvergaderingen de vergaderingen verlopen is opgenomen in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en de verordening op de commissies).

Uitgebreide BOB-procedure

Na de raadsverkiezingen van  2010 heeft de raad ook een aantal onderwerpen benoemd die hij om politiek-strategische redenen van groot belang acht en op de strategische agenda zijn geplaatst. Voor deze, nader benoemde onderwerpen, wordt een meer uitgebreide BOB-procedure van belang geacht.

In deze gevallen vinden er afzonderlijke bijeenkomsten plaats waarin de burger- en raadsleden tot beeldvorming (in de vorm van kennis- en informatieoverdracht) en oordeelsvorming (richtinggevend aan college ten behoeve van besluitvorming) komen vooruitlopende op het reguliere besluitvormingsproces.  Dit reguliere besluitvormingsproces bestaat dan uit een commissievergadering en de raadsvergadering.

Tijdens de commissiebehandeling is zowel de beeldvorming (voor zover nog nodig) als oordeelsvorming aan de orde (in de vorm van een advies over de status van het voorstel, zie artikel 19 van de Verordening op de raadscommissies).

Uitgangspunt is dat afzonderlijke beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten slechts enkele keren per jaar (maximaal 3 op basis van de strategische raadsagenda) voorkomen.

Onderstaand de verschillende stappen:

Stap 1: B eeldvormende bijeenkomst
Stap 2: O ordeelsvormende bijeenkomst
Stap 3: B esluitvorming:

3.1. commissievergadering: toetsing conform artikel 19 van de verordening op de commissies

3.2. raadsvergadering: besluitvorming.

B. Bemensing

• Beeldvormende bijeenkomst
  Maximum aantal deelnemers: het aantal fractieleden per partij, bestaande uit raads- en/of burgerleden. De aan de vergaderingen deelnemende burgerleden hebben géén recht op presentiegeld.

• Oordeelsvormende bijeenkomst.
  Maximum aantal deelnemers: het aantal fractieleden per partij, bestaande uit raads- en/of burgerleden.
  De aan de vergaderingen deelnemende burgerleden hebben géén recht op presentiegeld.

C. Invulling van de Beeldvormende bijeenkomst.

Er ligt geen blauwdruk voor over hoe een beeldvormende bijeenkomst er uit moet zien. De invulling geschiedt naar gelang de aard van het onderwerp. Beeldvorming is bedoeld als een bijeenkomst, waarbij met name de raads- en burgerleden zodanig door of namens het college worden geïnformeerd dat zij een beeld kunnen vormen over het onderwerp: waar gaat het over? wat is de omvang/hoe breed is het? wat is de politiek-bestuurlijke relevantie? wat is de relatie met de strategische raadsagenda? Kortom een bijeenkomst waarbij na afloop de deelnemers kunnen zeggen dat zij voldoende informatie hebben gekregen om in een oordeelsvormende bijeenkomst een oordeel te vormen.

Tijdens deze bijeenkomsten kunnen ook derden op uitnodiging of op verzoek van de raad aanwezig zijn om mee te praten vanuit hun eigen achtergrond en expertise. Onderwerpen worden daardoor breed belicht.

Afhankelijk van de te behandelen onderwerpen kunnen onder meer adviesorganen (WMO-adviesraad, dorpsraden en leefbaarheidsgroepen) maar ook partijen uit het maatschappelijk middenveld worden uitgenodigd om mee te praten.

In het algemeen starten de deelnemers (raads- en burgerleden) blanco bij een beeldvormende bijeenkomst. Richtinggevende uitspraken mogen en kunnen dan ook nog niet bij een beeldvormende bijeenkomst van de deelnemers worden gevraagd.

Om grip te hebben op het proces wordt de agendacommissie tijdig op de hoogte gebracht van gewenste bijeenkomsten. Ruim van te voren zal het college ook een voorstel aan de agendacommissie voorleggen hoe de bijeenkomsten worden ingericht. Onder meer:

• wat is het onderwerp en wat is daarbij het probleem?
• wie nodigt wie uit?
• welke stukken worden verstuurd²?
• wie worden als deskundigen uitgenodigd?
• welke adviesorganen/maatschappelijke partijen worden uitgenodigd?
• hoe is het verdere proces?

D. Invulling van de oordeelsvormende bijeenkomst.

De onderwerpen die een uitgebreide BOB-procedure doorlopen zijn van zodanig gewicht dat na een beeldvormende bijeenkomst alleen een commissie- en raadsbehandeling onvoldoende gelegenheid bieden aan de raad om te sturen en aan het college om een evenwichtig voorstel te doen. De oordeelsvormende bijeenkomst biedt deze mogelijkheid wel.

In deze bijeenkomst wordt op basis van de gehouden beeldvormende bijeenkomst over dat onderwerp een eerste mening gegeven aan de hand van een stuk van het college. Dit stuk kan, afhankelijk van het onderwerp, diverse vormen hebben, b.v. een startnotitie (eventueel met stellingen) een algemeen discussiestuk (met open vragen) of een concept-raadsvoorstel. Het stuk is op hoofdlijnen en is bedoeld om kaders aan te geven waarmee het college rekening moet houden bij de uitwerking tot een concept-raadsvoorstel ter behandeling in commissie en raad. Aan de hand van de gevoerde discussie waarin nog geen bindende uitspraken hoeven te worden gedaan, werkt het college een voorstel uit ten behoeve van de volgende 2 formele stappen in het proces: de commissie- en de raadsvergadering.

E. Overige uitgangspunten

1. De beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten liggen in tijd zo kort mogelijk bij elkaar
2. Bij oordeelsvormende bijeenkomsten worden geen derden meer uitgenodigd om mee te discussiëren. Er kan ook niet worden ingesproken. Inspreken kan pas weer bij de commissiebehandeling
3. Stukken ter voorbereiding op de vergaderingen worden in principe, conform de gebruikelijkeprocedure voor verzending van raads- en commissiestukken, 14 dagen voorafgaand aan de raads- en commissieleden ter beschikking gesteld.
4. Indien er bij een bijeenkomst sprake is van een presentatie wordt de hand-out vóór het begin van de presentatie uitgereikt.
5. Inspraak conform de Inspraakverordening vindt in principe plaats tussen de Oordeelsvormende bijeenkomst en de besluitvorming (commissie en raadsvergadering).

Eersel, 30 augustus 2011