11. Overhead Exploitatie

Exploitatie

Formatie (conform whitepaper, welke reeds aan fractievoorzitters is verzonden)

In het voorjaar van 2018 heeft het college de organisatievisie vastgesteld na een uitgebreid consultatieproces. In deze nota staan de cultuurwaarden open en respectvol en de speerpunten duurzaamheid en innovatie centraal. Ook komt erin terug hoe we omgaan met formatie. Het uitgangspunt hierbij is: voor vaste taken medewerkers in vaste dienst aanstellen. Deze nota legt verder vast dat bij projecten altijd flexibel wordt ingehuurd. De gemeente heeft de afgelopen jaren haar planningen onvoldoende gehaald, omdat projecten naast het reguliere werk werden uitgevoerd zonder dat hiervoor capaciteit beschikbaar was. De organisatievisie beschrijft hoe we dit proces willen doorbreken. Dat doen we door vacatures in te vullen, maar ook de lijsttrekkers/ fractievoorzitters door middel van deze whitepaper te informeren over formatieve knelpunten in de organisatie. Hierover heeft een gesprek plaatsgevonden in het presidium waarbij de directeur van de fractievoorzitters het verzoek heeft gekregen een whitepaper op te stellen. Dit document is 19 maart 2018 verstrekt aan de lijsttrekkers en in dit document is onder meer aangegeven dat er een aantal mutaties in de 1e bestuursrapportage 2018 worden meegenomen. Dit betreft de volgende mutaties:

Team Buitendienst

Meerdere garantiebanen toevoegen aan de buitendienst. Hiervoor is al in de begroting een indicator opgenomen en een stelpost voor de jaren 2018-2021 in de veronderstelling dat medewerkers een loonkostensubsidie ontvangen die hun (gedeeltelijke) beperking compenseert. In de begroting 2018-2021 is voor 2018 en 2019 een stelpost opgenomen van € 10.000,--, voor 2020 € 15.000,-- en vanaf 2021 € 20.000,--.

Wij zijn voornemens om dit jaar de garantiebanen uit te breiden met 1,4. Aangezien er in 2017 al één garantiebaan (één garantiebaan is 25,5 uur) is gerealiseerd in de buitendienst komt daarmee het totaal in 2018 op 2,4 garantiebanen. De netto loonkosten (na aftrek van de geraamde loonkostensubsidie) worden voor deze 2,4 garantiebanen vanaf 2018 geraamd op € 29.000,--. Dit betekent dat het budget voor de jaren 2018 t/m 2021 dient te worden verhoogd met € 19.000,-- in 2018 en 2019, € 14.000,-- voor 2020 en € 9.000,-- vanaf 2021.

Team Gemeentebalie: Wmo

Voorafgaand aan de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) in 2015 is berekend hoeveel fte nodig is om toegerust te zijn op de nieuwe taken en specifieke begeleiding. Inmiddels zijn we weer een aantal jaren verder. Het beroep dat op de Wmo gedaan wordt, is toegenomen. In 2017 zijn 603 meldingen (hulpvragen) binnen gekomen. Deze hulpvragen leiden niet altijd tot een individuele voorziening, maar worden wel altijd inhoudelijk opgepakt. Er zijn nieuwe onderdelen toegevoegd (zoals beschermd wonen) die qua beoordeling erg complex zijn en veel tijd kosten. Dit geldt ook voor veel aanvragen voor begeleiding. Gelet op de werkdruk is er een herberekening gemaakt van het aantal benodigde fte. Er is daarbij een onderscheid gemaakt in frontoffice en backoffice werkzaamheden. Tot op heden werd dit onderscheid niet gemaakt maar door de consulenten ingevuld. Het is wenselijk dit onderscheid wel te maken, zodat bij de frontoffice al een splitsing wordt gemaakt in de soorten ondersteuning (licht of zwaarder), waarna de aanvraag aan een consulent in de backoffice wordt toebedeeld.

De huidige formatie consulenten is 3,11 fte van de ISD de Kempen per voorziening. Het betreft de aantallen aanvragen 2017.

De benodigde formatie backoffice bedraagt 3,50 fte (afgerond). Het verschil met de huidige formatie is 0,40 fte (schaal 9), dit komt neer op € 30.000,--.

De benodigde formatie frontoffice bedraagt 0,66 fte (schaal 7), oftewel € 37.000,--.

Voorstel financiële dekking:

Totaal benodigd: € 67.000,-- waarvan dekking door interne vacatureruimte € 9.000,--            .

We stellen voor om de onderstaande programmakosten van totaal € 58.000,-- aan te wenden voor de invulling van de genoemde vacature (budgettair neutraal/zie ook programma 1):      

€ 20.000,-- (Wmo additionele taken ketenzorg)

€ 18.000,-- (Cliëntondersteuning 3D)

€ 20.000,-- (Waardering mantelzorg 3D)

Team Vastgoed

Binnen het team vastgoed, en dan specifiek de medewerker gebouwenbeheer, zijn de taken fors toegenomen. Dit komt door de werkzaamheden die gemoeid zijn met de energiereductie op de bestaande gemeentelijke gebouwen (VJN 2017-2020 Klimaatbeleid energieneutraal Kempen in 2025). Op dit moment heeft de medewerker een urenuitbreiding van 36 naar 40 uur per week. Maar dit blijkt niet voldoende naast de reguliere taken. Om de taken/ werkzaamheden te borgen is ondersteuning noodzakelijk. Het is zeer wenselijk deze in te vullen met een nieuwe vaste aanstelling van 1fte (€ 63.000,--). Op deze invulling van de vacature vindt een voorgenomen dekking plaats van 8 uren (€ 15.500,--) door overname van werkzaamheden van een van de Kempengemeenten. Vanaf 1 juni 2018 wordt voorgesteld deze structureel te ramen.

Team Welzijn

De huidige beleidsmedewerker Welzijn heeft een functiewijziging gekregen zodat we nu ook voor het team Welzijn een teamcoördinator hebben. De functie beleidsmedewerker Welzijn vullen we deels opnieuw in en vullen we aan met de tijdelijke uren van de regiehouder Maatschappelijke begeleiding (statushouders), die hierdoor structureel worden. Door deze twee functies samen te voegen ontstaat een nieuwe fulltime vacature.

Voorstel financiële dekking:

Benodigd budget € 77.000,-- op jaarbasis. Dekking vindt plaats vanuit bestaande vacatureruimte € 28.000,-- en de resterende dekking kan plaatsvinden uit structureel budget op de post integratie statushouders (totaal € 108.000,--) waarvan € 49.000,-- beschikbaar is voor inhuur maatschappelijke begeleiding. Voorgesteld wordt om deze programmakosten van € 49.000,-- aan te wenden voor de invulling van de genoemde vacature (budgettair neutraal/zie ook programma 0).

Rural Data Center de Kempen

Op 14 november 2017 is het college van B&W akkoord gegaan met het voorstel tot het aangaan van een samenwerking met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en het huisvesten van de samenwerking (Rural Data Center de Kempen) in het gemeentehuis van Reusel-De Mierden. Met het project Datagedreven Kempengemeenten lopen de Brabantse Kempen voorop in de trend tot een meer datagedreven beleidsvorming, dienstverlening en communicatie door gemeenten. Door de samenwerking met het CBS hebben de Kempengemeenten tot op detailniveau toegang tot de gegevens van het CBS, binnen het daarvoor aangepaste projectbureau in het gemeentehuis van Reusel-De Mierden. Naast toegang tot de gegevens van het CBS worden medewerkers van de Kempengemeenten opgeleid in datagedreven onderzoek en statistiek.

De kosten die door de gemeente Reusel-De Mierden worden gemaakt voor het huisvesten van het Rural Data Center worden doorbelast aan de Kempengemeenten volgens de afspraken die binnen de Kempengemeenten zijn gemaakt voor het gezamenlijk gebruik van ruimten en faciliteiten. De uitgaven voor 2018 zijn in totaal € 3.845,-- voor de gemeente Eersel en worden ten laste gebracht van de post ICT. Voor de dekking van deze uitgaven heeft het college besloten gebruik te maken van de regeling ‘kleine kredietvoteringen’(artikel 5, lid 5 van de “Financiële verordening gemeente Eersel”). Met deze regeling kan het college tot maximaal € 15.000,-- beschikbaar stellen. De eventuele kosten voor 2019 en verder worden in de begroting 2019 – 2022 of middels een separaat raadsvoorstel aan uw raad voorgelegd.

Flexpot

We hebben al een lange periode te maken met een aantal langdurig zieke medewerkers. Hierdoor verlengen we contracten met externe inzet. Daarom stellen we voor om het beschikbare jaarbudget van € 50.000,-- structureel te verhogen met € 50.000,-- naar € 100.000,-- en vervolgens deze € 100.000,-- incidenteel te verhogen met € 75.000,--. Hierdoor is er voor 2018 in totaal een bedrag van € 175.000,-- beschikbaar. Volledigheidshalve kan hierbij worden opgemerkt dat de flexpot in 2017 (incidenteel) is verhoogd naar € 175.000,-- en de werkelijke uitgaven waren € 176.124,--.