Bedrijfsvoering JS18

Inwoners mogen van de overheid verwachten dat zij rechtmatig handelt, betrouwbaar en transparant is evenals doelmatig, doeltreffend en responsief handelt. Onderstaand zijn deze criteria verder uitgewerkt.

  • Rechtmatig : een gemeente handelt rechtmatig als zij handelt volgens de geldende wet- en regelgeving;
  • Betrouwbaar : de gemeente heeft haar zaken voor elkaar en voert de (wettelijke) regels voorspelbaar uit en handhaaft de regels;
  • Transparantie : een transparante overheid biedt inzicht in de uitvoering van de Programma’s en de ondersteunende processen;
  • Doelmatigheid : met zo min mogelijk input voortbrengen van een bepaalde output of met een bepaalde input zoveel mogelijk output behalen;
  • Doeltreffendheid : de effecten bereiken die beoogd waren;
  • Responsiviteit : een responsieve gemeente anticipeert en speelt in op de maatschappelijke ontwikkelingen en de wensen van de inwoners.

De gemeentelijke bedrijfsvoeringorganisatie is daarmee een externe vraaggerichte organisatie.

Mede gezien de organisatiebrede vertakking van deze bedrijfsvoering wordt door de externe gerichtheid, de toegenomen transparantie en de kwaliteit van de bedrijfsvoering, deze steeds meer zichtbaar voor de burgers en vormt daarmee een factor voor het imago van de gemeente.

Organisatieontwikkeling

Organisatieontwikkeling is een constant aandachtspunt. In het voorjaar van 2018 heeft het college de organisatievisie vastgesteld na een uitgebreid consultatieproces. In deze nota staan de cultuurwaarden open en respectvol en de speerpunten duurzaamheid en innovatie centraal. Ook komt erin terug hoe we omgaan met formatie. Het uitgangspunt hierbij is: voor vaste taken medewerkers in vaste dienst aanstellen. Deze nota legt verder vast dat bij projecten altijd flexibel wordt ingehuurd. De gemeente heeft de afgelopen jaren haar planningen onvoldoende gehaald, omdat projecten naast het reguliere werk werden uitgevoerd zonder dat hiervoor capaciteit beschikbaar was. De organisatievisie beschrijft hoe we dit proces willen doorbreken. In 2019 zullen er – mede gelet op een zelfstandige gemeente Eersel - aanvullende voorstellen worden gedaan voor formatie-uitbreiding om de basis structureel op orde te krijgen.

In 2018 was onze focus op keuzes die direct effect hebben op onze klanten van de gemeente. Zoals de ontwikkeling van een nieuw dienstverleningsconcept, afhandeling van verzoeken, verdere ontwikkeling in communicatie naar onze klanten (schriftelijk en gedigitaliseerd / geautomatiseerd). En een transparante financiële verantwoording (planning en control-cyclus). In 2018 hebben we een verder ontwikkeling gedaan in de digitalisering van onze planning en control producten. Zo is er in 2018 – naast de digitale begroting 2019 ook - de jaarrekening 2017 in een digitale / klantvriendelijke versie ontwikkeld en aangeboden. Hiermee is de planning en control cyclus verder gedigitaliseerd.

Personeel

De programmabegroting van de raad wordt binnen de organisatie uitgewerkt in een concernplan. We zijn een moderne werkgever. In 2018 zijn we van start gegaan met de werving van nieuwe medewerkers en ook voor 2019 is de noodzaak hiervoor aanwezig.

We streven naar kwalitatief goed geëquipeerde medewerkers. Bij het aannemen van personeel selecteren we op niveau en attitude in relatie tot dienstverlening. Zittende medewerkers leggen we ‘langs de lat’ en als het nodig is krijgen ze bijscholing. Hierbij zijn ‘van buiten naar binnen gericht’, ‘open en transparant’, belangrijke uitgangspunten. Hierover worden jaarlijks met alle medewerkers “SMART” afspraken gemaakt wat van hen verwacht wordt én wat zij kunnen verwachten van de gemeente als werkgever.

Informatiebeveiliging

Gemeenten gebruiken voor de uitvoering van hun taken over het brede spectrum van beleidsterreinen diverse mogelijkheden van informatie-uitwisseling, zowel onderling als met de ketenpartners. Informatie moet te allen tijde beschikbaar, betrouwbaar en alleen inzichtelijk voor bevoegden zijn. Het is daarom van belang dat de beveiliging van informatie professioneel georganiseerd is, aan de hand van een breed scala aan beveiligingsmaatregelen.

In Kempenverband is een nieuw informatiebeveiligingsbeleid opgesteld, waarbij de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en de in 2018 van kracht geworden Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gehanteerd zijn als richtlijn. Op basis van dit nieuwe beleid wordt een GAP-analyse uitgevoerd, waarna de gemeentelijke informatievoorziening verder ontwikkeld wordt naar aanleiding van geconstateerde verbeterpunten.

Voor 2018 heeft de gemeente zich verantwoord over informatiebeveiliging via ENSIA. ENSIA is het verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid, waarmee gemeenten via zelfevaluatie verantwoording afleggen over de inrichting van de gemeentelijke informatieveiligheid op basis van de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten) en specifieke beveiligingsnormen betreffende BRP (Basisregistratie Personen), PUN (Paspoortuitvoeringsregeling), DigiD (Digitale persoonsidentificatie), BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie), Suwinet (Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen) en BRO (Basisregistratie Ondergrond). Deze laatste is nieuw dit jaar.

Doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken

Vanaf 2016 is in de begroting structureel onderzoeksbudget opgenomen. Dit budget is gebaseerd op:

  • het tweejaarlijks uitvoeren van de burgerpeiling van Waarstaatjegemeente
  • het tweejaarlijks uitvoeren van de ondernemerspeiling van Waarstaatjegemeente
  • het tweejaarlijks uitvoeren van Vensters voor Bedrijfsvoering
  • het tweejaarlijks uitvoeren van Vensters voor Dienstverlening

Daarnaast is in 2018 een themagericht onderzoek uitgevoerd, namelijk Privacy Impact Assessment. De resultaten hiervan zijn de tweede helft van 2018 ter kennisgeving aangeboden aan de raad.

Beleid en beleidsdocumenten

De raad moet in het kader van het duale stelsel, op basis van datgene wat is vastgelegd in de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording (BBV), onder andere nadere regels voor de bedrijfsvoeringaspecten stellen. In de Wet dualisering gemeentebestuur wordt dit, in relatie tot de Gemeentewet, expliciet aangegeven bij de volgende onderwerpen:

  • Artikel 212, versterking beleidsmatig karakter financiële verordening (zie programma 9);
  • Artikel 213, versterking aandacht voor rechtmatigheid door het opnemen van een rechtmatigheidsoordeel en de accountantsverklaring. Versterking aandacht van de raad voor de rechtmatigheid, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen (zie programma 9);
  • Artikel 213a, verordening over periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid;
  • Lokale rekenkamerfunctie, een commissie van de raad of een zelfstandige instelling, die doelmatigheid - en doeltreffendheid - van het gemeentelijk beleid onderzoekt en incidenteel rechtmatigheidsonderzoeken doet.

Daarnaast geeft het artikel 14 van de BBV aan dat de bedrijfsvoeringparagraaf in ieder geval inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering geeft.